Dengan pandemik koronavirus menutup pejabat di seluruh dunia, banyak syarikat dan individu memikirkan semula bagaimana hari kerja. Walau bagaimanapun, perubahan itu melampaui pakaian pejabat untuk berpeluh — bagi banyak orang, ini juga bermaksud banjir panggilan persidangan video secara tiba-tiba.
Tetapi dengan ramai orang menggunakan Zoom dan platform persidangan video yang lain untuk pertama kalinya, hanya log masuk untuk mesyuarat dan memanfaatkan sepenuhnya dari persidangan video itu boleh menjadi dua perkara yang sangat berbeza. Dengan bantuan pakar, kami telah mengumpulkan dos pasti dan tidak boleh membantu anda membuat setiap panggilan persidangan video dimatikan tanpa halangan.
Lakukan: Pastikan kawasan di belakang anda kemas.
Shutterstock / fizkes
Sekiranya anda tidak menjemput rakan sekerja anda ke pejabat anda tanpa membersihkannya terlebih dahulu, jangan ajak mereka masuk pejabat rumah anda bila lebih kurang kemas.
'Anda mahu rakan sekerja melihat pejabat rumah anda kemas dan teratur,' kata Kristen Southall Watts , pengarang Hari Kerja Solo . Sebagai tambahan kepada membersihkan tempat anda , Watts mengesyorkan untuk mengelakkan pandangan langsung ke pintu, dan mengatur semula 'pejabat anda supaya ahli keluarga yang mengintip tidak akan menjadi sebahagian daripada pertemuan anda. '
Jangan: Letakkan komputer anda di bawah muka anda.
Shutterstock
Menjaga hubungan mata dengan baik adalah mustahak untuk perjumpaan, sama ada secara langsung atau dalam talian, jadi pastikan kamera anda berada pada kedudukan yang betul.
'Setiap orang mempunyai sudut yang terlihat baik bagi mereka - tetapi tidak ada sudut dari tanah yang memandang ke atas,' kata Flynn Zaiger , Ketua Pegawai Eksekutif agensi pemasaran digital kreatif Optimisme Dalam Talian . Sebagai gantinya, Zaiger mengesyorkan untuk menaikkan komputer anda agar berada sedikit di atas paras mata untuk memudahkan orang lain melihat anda dan memastikan anda kelihatan terbaik .
Lakukan: Matikan pemberitahuan anda.
Shutterstock / Alexey Boldin
impikan darah haid
Pemberitahuan yang masuk pada peranti anda tidak hanya mengganggu anda, tetapi mengganggu semua orang dalam panggilan video anda.
'Anda tidak perlu diberitahu tentang setiap berita utama atau video yang baru diunggah pada saat kejadian itu berlaku, terutama tidak semasa blok kerja yang anda tetapkan,' kata Watts, yang menyatakan bahawa 'setiap kali anda melihat dengan cepat umpan media sosial anda, anda kehilangan banyak masa yang produktif. '
Jangan: Tunggu hingga saat-saat terakhir untuk menyelesaikan masalah teknologi.
Seni Digital Shutterstock / CLS
Sekiranya anda mahu mesyuarat anda berjalan dengan lancar, pastikan anda telah menguji perisian anda - termasuk tetapan video dan audio anda - sebelum memulakan panggilan.
'Memulakan pertemuan dan kemudian menyedari audio berombak atau video kacau menyebabkan kelewatan,' kata Reuben Yonatan , Ketua Pegawai Eksekutif DapatkanVoIP , yang memberi amaran bahawa ini boleh mendatangkan kerugian kepada perniagaan anda jika itu membuat pelanggan melihat anda tidak cekap. Untuk memastikan semuanya berjalan lancar, Yonatan mengesyorkan terlebih dahulu melakukan aktiviti kering dengan rakan yang boleh memberi maklum balas kepada anda.
Lakukan: Membangunkan beberapa waktu henti antara panggilan.
Shutterstock / Roman Samborskyi
Walaupun anda mengadakan perjumpaan berulang-ulang, hanya beberapa minit waktu henti di antara mereka dapat membuat semua perbezaan sejauh mana keberkesanan anda dalam setiap pertemuan tersebut.
'Selepas panggilan dan persidangan, anda memerlukan beberapa minit untuk membuang e-mel atau teks susulan, mengatur nota apa pun yang anda ambil semasa mesyuarat, dan secara mental beralih gear untuk tugas seterusnya,' kata Watts, dengan menyatakan bahawa kekurangan masa persediaan antara panggilan boleh meningkatkan risiko gangguan anda.
Jangan: Cakap terlalu cepat.
Shutterstock / fizkes
Jangan biarkan ucapan anda selama satu minit seminit menyulitkan rakan sekerja anda untuk memahami perkara yang anda cuba sampaikan.
'Jangan bercakap terlalu cepat sehingga mereka yang mendengar (dan menonton) menghadapi masalah untuk memahami anda,' kata Deborah Sweeney , Ketua Pegawai Eksekutif MyCorporation . Sekiranya anda perlu berhenti sejenak, Sweeney mengesyorkan tersenyum pada kamera dan bukannya menggunakan kata pengisi seperti 'um' atau 'uh,' yang boleh membuat anda kelihatan tidak bersedia.
Lakukan: Perhatikan bahasa badan orang lain.
Shutterstock / Fokus dan Kabur
Setelah terlalu banyak orang bercakap sekaligus boleh berubah menjadi cacophony yang tidak dapat difahami dalam sekelip mata. Sekiranya anda ingin mengelakkan pertuturan bertindih, pastikan anda membaca peserta mesyuarat Bahasa badan untuk mendapatkan petunjuk kapan selamat bercakap.
'Tanda-tanda yang biasa diperhatikan adalah kepala yang mengangguk, atau mulut mulai terbuka,' kata Julian Jost , CEO dan pengasas bersama Ruang Angkasa .
Jangan: Buka tab yang tidak perlu.
Stok Shutterstock / Friends
Sekiranya anda ingin memusatkan perhatian pada tugas yang sedang dilakukan — dan mengelakkan kemungkinan rasa malu - pastikan anda menutup semua tab yang tidak diperlukan atau diminimumkan semasa pertemuan anda.
'Anda tidak ingin tertangkap ketika seseorang bertanya, 'Bolehkah Anda berbagi layar dan menunjukkan kepada kami?'' Kata Shayne Sherman , Ketua Pegawai Eksekutif TechLoris , yang menyatakan bahawa terlalu banyak tab terbuka sekaligus boleh mempengaruhi kualiti panggilan anda.
Lakukan: Gunakan fon kepala anda.
Shutterstock / fizkes
Rakan sekerja anda ingin mendengarkan anda — bukan suara anak-anak anda bermain, anjing anda menggonggong, atau ambulans pergi ke luar.
'Sebilangan besar mikrofon komputer riba sangat buruk, dan mengeluarkan sedikit kebisingan,' kata Julie Bee , presiden Media Sosial BeeSmart . 'Earbud dan fon kepala mengurangkan kebisingan latar belakang dan memanfaatkan apa yang anda katakan.'
Jangan: Membaca.
Shutterstock / Pressmaster
Sekiranya anda mahu para peserta dalam perjumpaan anda terus terlibat, cubalah menjalin dialog dan bukannya menyampaikan ucapan.
'Jangkauan perhatian kami bahkan lebih pendek hari ini, jadi daripada duduk di depan komputer dan bercakap dengan orang yang sedang menelepon, melibatkan orang dalam perbualan,' mengesyorkan Bee, yang mengatakan bahawa kebiasaan ini juga membuat orang terus terlibat dan memperhatikan panggilan tersebut .
Lakukan: Gunakan butang bisu dan matikan video.
Shutterstock / Sarach Naetimaetee
Anda tidak perlu menghidupkan mikrofon atau kamera anda sepanjang setiap pertemuan jika anda tidak diminta secara khusus untuk melakukannya.
'Sekiranya anda tidak bercakap, bisu diri anda. Sekiranya anda perlu banyak bergerak, atau bangun dan berehat sebentar dari perjumpaan… maka sembunyikan video anda dan bisu diri sendiri, ”saran Bee.
Jangan: Bergantung secara eksklusif pada WiFi.
Shutterstock / Olivier Le Moal
perkara terbaik untuk diberitahu kepada teman lelaki anda
Mempunyai rancangan cadangan sekiranya WiFi anda terputus bermakna anda tidak akan kehilangan satu butiran penting.
'Tidak ada yang mengalahkan prestasi rangkaian yang kuat dari kabel ethernet sekolah lama,' kata Jovan Milenkovic , pengasas bersama CommandTech . Walaupun banyak komputer riba tidak lagi mempunyai port ethernet, Milenovic menyatakan bahawa penyesuai CAT5 ke USB tidak mahal dan tersedia untuk memungkinkan untuk memasangkannya.
Lakukan: Sediakan rakaman automatik.
Shutterstock / Olivier Le Moal
Daripada dengan panik berusaha mencatat semasa pertemuan anda, siapkan rakaman automatik supaya anda dapat menikmati log kata-kata semua perkara yang berlaku selepas itu.
'Zum membolehkan anda merakam panggilan secara automatik, dan ini sangat berharga untuk merakam maklum balas pelanggan atau pasukan mengenai projek,' kata Dusti Arab , ahli strategi perniagaan dengan The Reinvention Co .
Jangan: Biarkan peranti berkemampuan internet lain berjalan.
Shutterstock / David Herraez Calzada
Mematikan peranti berkemampuan internet lain di rumah anda sebelum memulakan perjumpaan dapat membantu anda mengehadkan kelewatan sambungan anda dan memastikan panggilan persidangan video anda berjalan dengan lancar.
'Bahkan pakej internet terbaik tidak akan menjamin bahawa internet di rumah anda dapat mengadakan perjumpaan perniagaan yang panjang melalui persidangan video,' kata Milenkovic, yang mengesyorkan meminta rakan sebilik dan ahli keluarga menangguhkan permainan dan memuat turun selama pertemuan anda, bila mungkin.
Lakukan: Gunakan fungsi sembang.
Shutterstock / Rawpixel.com
Terdapat jalan penyelesaian yang mudah jika anda ingin mengelakkan semua orang saling berbual sesama sendiri ketika tiba masanya Soal Jawab pada akhir perjumpaan.
'Gunakan fungsi sembang untuk menyatakan bahawa anda mempunyai pertanyaan atau pernyataan terlebih dahulu dan bukan hanya mengaburkannya,' mencadangkan Matthew Ross , pengasas bersama dan COO dari Slumber Yard .
Jangan: Pakai peluh anda.
Shutterstock / fizkes
Perlakukan rakan sekerja maya anda dengan rasa hormat yang sama seperti yang anda perlakukan secara peribadi dan pastikan anda melihat bahagian pertemuan anda.
'Cuba untuk mengelakkan sesuatu yang terlalu terang dan apa-apa dengan terlalu banyak corak,' mencadangkan Kyle Turk , VP pemasaran di Carian Ucapan Utama . Turk menambah bahawa walaupun anda fikir rakan sekerja anda hanya akan melihat anda dari bahu ke atas, memakai seluar yang sesuai dengan kerja adalah idea yang baik sekiranya anda harus berdiri atau bergerak.
Lakukan: Mempunyai rancangan cadangan.
Imej Perniagaan Shutterstock / Monyet
Mempunyai semua maklumat log masuk yang sesuai untuk mesyuarat anda dan anda tidak akan ketinggalan sekiranya sambungan anda terputus.
'Pastikan anda mempunyai nombor telefon atau rencana cadangan sekiranya tidak tersambung dalam talian seperti yang dirancang,' mencadangkan Paige Arnof-Fenn , pengasas dan CEO firma pemasaran strategik global Mavens & Moguls .
Jangan: Gunakan papan kekunci anda.
Shutterstock / Jacob Lund
Sekiranya anda ingin mencatat semasa mesyuarat anda, minta buku nota dan bukannya mengetuk papan kekunci anda.
'Sama ada anda mencatat atau membalas e-mel atau sembang pasukan, suara mengetik anda mengganggu,' kata Mark Strassman , SVP dan GM UCC di LogMeIn . Sekiranya nota menulis tangan tidak kelihatan sebagai alternatif yang mencukupi, Strassman mencadangkan menggunakan perkhidmatan transkripsi bawaan yang tersedia di kebanyakan platform persidangan video.
Lakukan: Dayakan kekunci panas.
Shutterstock / Jelas
Daripada mencari-cari mencari butang akses mikrofon anda, aktifkan butang panas sebelum mesyuarat anda supaya anda dapat berpadu dengan mudah bila perlu.
'Mengaktifkan push-to-talk akan memastikan bahawa anda bukan penyebab kebisingan putih, gema, dan suara latar dalam lingkungan panggilan kumpulan,' kata Keenan Beavis , pengasas Media Rumah Panjang , yang menyatakan bahawa fungsi ini tersedia di platform seperti Zoom, Skype, dan Discord.
Jangan: Lupa untuk log keluar.
Shutterstock / shurkin_son
Sebelum anda kembali berpeluh, anda pasti ingin mengambil satu langkah terakhir yang penting: menamatkan panggilan.
'[Jangan] letakkan penjaga anda sebelum anda log keluar — mikrofon / pembesar suara mungkin masih disiarkan!' memberi amaran kepada Arnof-Fenn.
