Enam mata-tiga. Berapa jam, menurut satu kajian baru-baru ini yang dibuat oleh syarikat teknologi gergasi Adobe, yang rata-rata orang Amerika habiskan untuk menjawab e-mel setiap hari. Dengan cara lain: Anda menghabiskan keseluruhan ketiga kehidupan anda yang terbangun terpaku pada peti masuk anda, menanggapi utas mesej yang, terus terang, dapat diceritakan dalam sembang IRL selama lima minit. Sesuatu yang harus diberikan.
Syukurlah, mendapatkan sesuatu itu, dalam banyak keadaan, semudah menekan butang. Dengan menerapkan satu siri taktik yang telah dicuba dan benar, anda dapat mengurangkan masa yang dihabiskan untuk menghantar e-mel kepada apa-apa. Cuba fikirkan: berapa banyak masa yang akan anda jimatkan jika anda tidak perlu memuat turun lampiran secara manual? Atau bagaimana jika anda dapat menarik kembali e-mel dari eter, menjimatkan masa anda (dan panik!) Menghabiskan menyusun 'Saya minta maaf, saya tidak bermaksud menghantar e-mel itu?
Ya, semua jujitsu Internet ini mungkin. Kami telah mengumpulkan 17 penggodam e-mel penjimatan masa, penambahbaikan hidup, peningkatan kecekapan terbaik di bawah. Oleh itu, baca terus, kerana peti masuk yang ditakdirkan itu menanti. Dan untuk lebih banyak kaedah untuk memanfaatkan sepenuhnya 6.3 jam anda, jangan ketinggalan 15 E-mel Perniagaan Terbuka Sejuk yang Membezakan Anda .
1 Berhenti melanggan secara besar-besaran.
Shutterstock
Ini adalah pertaruhan baik peti masuk anda sama seperti asrama senior semasa final. Ini adalah pertaruhan yang baik, bahawa sebahagian besar kekacauan itu disebabkan oleh e-mel harian atau mingguan dari peruncit, organisasi, dan buletin lain yang mungkin anda daftarkan selama bertahun-tahun. Dengan menggunakan Buka daftar , anda dapat melacak semua senarai yang mungkin terdapat pada anda — dan berhenti berlangganan dari mana-mana yang tidak lagi ingin anda terima maklumat. Sebenarnya, satu Kehidupan Terbaik editor dapat menggunakan Unroll.me untuk menentukan 135 langganan yang luar biasa. Berapa banyak yang akan anda muncul? Dan berapa banyak yang boleh anda lakukan tanpa?
2 Hidupkan pintasan papan kekunci.
Shutterstock
Kita semua tahu pintasan papan kekunci asas. (Perintah- KE : pilih semua. Perintah- C : salinan. Perintah- P : tampal. Dll) Tetapi pengguna Gmail mempunyai kemampuan untuk menghidupkan sekumpulan pintasan lanjutan. Pertama, pergi ke tetapan . Klik pada umum tab. Lebih kurang pertengahan, anda akan melihat sebuah pintasan papan kekunci pilihan, dimatikan secara lalai. Hidupkannya, dan anda akan mendapat akses kepada ketukan kekunci mudah ini:
- C : mulakan mesej baru
- Pergeseran- C : mulakan mesej baru di tetingkap baru
- D : mulakan mesej baru di tab baru
- F : hantar mesej
- #: padamkan mesej
- Pergeseran- Saya : tandakan mesej sebagai dibaca
- Pergeseran- U : tandakan mesej sebagai belum dibaca
- Perintah- S : simpan mesej
3 Dan kemudian automatikkannya.
Shutterstock
Sekiranya anda menghadapi masalah untuk menghafal ringkasan pintasan papan kekunci ini, Kekunci kunci, pemalam Google Chrome, akan mengingatkan anda semasa anda menaip. (Bukan secara invasif, tentu saja.) Dan untuk lebih banyak cara untuk menjadi mesin produktiviti, pelajari 15 Cara Menggandakan Produktiviti Anda Separuh Masa.
4 Gunakan hashtag.
Ya, betul, alat organisasi media sosial khas untuk e-mel juga. Lemparkan hashtag atau dua di hujung tandatangan anda — bahagian e-mel yang biasanya terpotong, jadi penerima tidak akan melihat atau menilai tag '#workhardplayhard' anda - untuk memudahkan pencarian. Cukup ketik hashtag ke medan carian di bahagian atas peti masuk anda dan anda akan muncul setiap e-mel yang dikodkan dengannya.
5 Aktifkan pilihan 'unsend'.
Shutterstock
Kami semua ada di sana: anda menyusun e-mel, menghantarnya ke eter, dan segera menyedari, Oh tidak, mesej itu belum siap dihantar. Ternyata anda dapat mengembalikan mesej anda dari jurang dengan memasang kelewatan yang bermanfaat. Di Gmail, misalnya, masuk ke bawah tetapan , kemudian umum . Anda akan menjumpai butang buat asal sebagai pilihan kelima. Hidupkannya. Anda boleh memilih dari menu lungsur selang 10 saat mereka akan menentukan berapa banyak masa yang anda ada sebelum mesej anda dihantar untuk selamanya.
6 Tetapkan ciri itu kepada 10 saat.
Shutterstock
Petua: jika anda menggunakan e-mel sebagai perkhidmatan pesanan segera de facto, kami mengesyorkan menetapkannya butang buat asal hingga 10 saat. Dengan cara itu, jawapan anda tidak akan dihantar pada kelewatan setengah minit. Tidak, 30 saat tidak kedengaran seperti itu, tetapi mari kita katakan seperti ini: Sekiranya perkhidmatan IM pilihan anda (Slack, GChat, Facebook Messenger — apa sahaja!) Menyimpan setiap mesej yang keluar selama itu, kenalan anda akan cepat tumbuh.
7 Atau hanya mengisi medan 'ke' terakhir.
Shutterstock
Kebiasaan yang baik untuk diamalkan, kawan-kawan. (Lihat dua slaid sebelumnya.)
8 Gunakan tanda mati ini.
Shutterstock
'Untuk e-mel yang bermula dengan memberi salam' hi 'atau' hello, 'penutupan seperti' best 'akan konsisten,' 'kata Patricia Napier-Fitzpatrick , pengasas dan presiden Sekolah Etika New York . '' Terbaik, 'walaupun terlalu banyak digunakan, adalah salah satu penutup yang paling aman secara umum, kerana tidak menyakitkan dan sesuai secara universal.' Betul: Walaupun terlalu banyak digunakan, 'Terbaik' adalah Kaedah Terbaik untuk Menandatangani E-mel Anda.
9 Dan tandatangan e-mel ini.
Shutterstock
Setidaknya semasa anda berada di jalan, anda pasti ingin melupakan frasa yang menjengkelkan dan memalukan ('Mohon maaf salah taip.' . ') sebagai ganti sesuatu yang sederhana, elegan, langsung ke titik:' Dihantar dari jalan raya. ' Menurut Ben dattner , jurulatih eksekutif, ia memeriksa semua kotak itu sambil juga membangkitkan getaran Kerouac-esque. Sungguh hairan itu Tandatangan Telefon Pintar Satu E-mel Semua Orang Perlu Ada.
10 Dan pesanan di luar pejabat ini.
Menurut Jane Scudder , seorang profesor di sekolah perniagaan Loyala University Chicago, semasa anda mengisi pesanan di luar pejabat, inilah format yang harus anda baca:
Terima kasih atas emel anda. Saya OOO dari hari Selasa, 12 Jun hingga Jumaat, 15 Jun tanpa akses kepada e-mel. Sekiranya perkara ini mendesak, sila hubungi [ORANG YANG DI BAWAH ANDA PADA RANTAI PERINTAH — atau, jika anda memilikinya, NAMA PEMBANTU MENETAPKAN KOPI ANDA] di [ALAMAT E-mel MEREKA]. Jika tidak, saya akan membalas semua mesej semasa saya kembali .
Untuk perincian tahap nitpick, seperti sama ada mengakhiri mesej pada hari terakhir anda atau hari pertama anda kembali — atau sama ada memasukkan nombor telefon yang tidak — hanya rujuk terus terang kami juga panduan komprehensif mengenai perkara itu.
11 Tukar kepadatan paparan.
Pengguna Gmail boleh memilih dari tiga kepadatan paparan yang berbeza untuk peti masuk mereka: selesa, selesa dan padat. Ketumpatan paparan tidak akan mempengaruhi apa-apa ruang kosong di antara setiap mesej di paparan peti masuk anda. Ia lebih dari sekadar pilihan, tetapi fikirkannya istilah kertas kerja. Selesa seperti jarak dua baris, di mana selesa adalah jarak satu baris, dan padat mirip dengan jarak separuh garis.
12 Jangan lupa untuk mengarkibkan.
Shutterstock
Anda boleh menghapuskan e-mel dari peti masuk anda tanpa perlu membersihkannya sepenuhnya melalui folder sampah. Dengan 'mengarkibkan' mesej individu, mereka akan segera tersembunyi dari peti masuk dan semua folder anda. Tetapi anda masih boleh mengesannya, jika perlu, melalui fungsi carian. Di Gmail, anda dapat mengarkibkan mesej dengan serta-merta setelah membukanya dengan mengklik 'x' kecil yang muncul di sebelah baris subjek.
13 Ikuti peraturan dua minit.
Shutterstock
Dipimpin oleh pakar produktiviti dari semua garis, peraturan dua minit adalah cara yang pasti untuk mengatasi tekanan yang berkaitan dengan e-mel. Begini caranya: Sekiranya anda dapat membalas dan melupakan e-mel dalam masa dua minit atau kurang, segera hubungi. Sekiranya tidak, buangkannya untuk kemudian.
14 Kirimkan jawapan e-mel anda.
Untuk mengurangkan jumlah masa yang anda habiskan terpaku pada layar yang terperangkap dalam pertukaran bolak-balik yang tidak dapat difahami, tetapkan waktu pada hari anda sebagai tempoh 'respons e-mel'. (Mungkin jam satu pagi, dan 90 minit pada waktu petang. Mungkin tiga jam selepas makan tengah hari. Apa sahaja yang sesuai untuk anda!) Kemudian, balas e-mel hanya dalam jangka masa ini - dan tidak pernah di luar mereka.
15 Tutup e-mel anda dengan 140 aksara.
Ya, sama seperti Tweet (atau sekurang-kurangnya Tweet revolusi sebelum 280). Sebagai Beg Andrew , Ketua Pegawai Eksekutif Gab, rangkaian sosial, menasihati dalam Medium jawatan , lebih baik menyimpan e-mel anda sesingkat mungkin. 'Saya ingin membantu anda menyelesaikan masalah X. Saya Y dan Z mencadangkan kami berhubung. Adakah anda bebas untuk berbual? ' Tidak perlu memberi salam.
tiga tongkat cinta hasil
16 Tetapkan lampiran untuk memuat turun secara automatik.
Shutterstock
Sekiranya Ini, Maka Itu (IFTTT) , aplikasi yang mengoptimumkan e-mel, dapat membantu anda dalam menetapkan 'bahasa' khusus, yang akan mengurangkan sekumpulan slogan orang tengah. Contohnya: jika e-mel masuk mempunyai lampiran, IFTTT akan memuat turunnya secara automatik ke Google Drive anda.
17 Jangan balas e-mel selepas berjam-jam.
Bukan rahsia lagi bahawa orang Amerika terlalu banyak bekerja - dan, seperti yang ditunjukkan oleh kajian Adobe, banyak kerja terlalu banyak berasal dari e-mel yang kerap. Itulah sebabnya, pada awal tahun ini, anggota dewan Bandaraya New York memperkenalkan rang undang-undang yang menjadikannya tidak sah bagi syarikat untuk menghendaki pekerja memeriksa e-mel selepas waktu bekerja. (Ini diilhami oleh undang-undang yang ada di buku yang ada di Perancis, di mana syarikat dengan kakitangan yang melebihi 50 orang harus menetapkan garis panduan yang ketat untuk bekerja selepas waktu kerja, atau jika tidak, mereka menghadapi hukuman kewangan.)
Untuk mengetahui rahsia yang lebih menakjubkan mengenai menjalani kehidupan terbaik anda, tekan di sini untuk mendaftar buletin harian PERCUMA kami!
