Semasa e-mel, anda mungkin fikir anda tahu semua yang perlu diketahui. Bagaimanapun, kebanyakan kita menghantar dan menerima rata-rata 121 e-mel Sehari , menurut firma penyelidikan pasaran teknologi Kumpulan Radicati . Tetapi walaupun anda mungkin menghabiskan sebahagian besar kerja setiap hari di peti masuk anda, anda mungkin masih dapat mempelajari satu atau dua perkara. Sebenarnya, terdapat banyak peraturan etika e-mel yang selalu mengelak daripada anda dan banyak orang lain dalam senarai kenalan anda. Ingin memastikan anda bersikap sopan secara elektronik? Berikut adalah 17 peraturan keemasan mengenai e-mel yang mungkin tidak anda ketahui, tetapi perlu diketahui.
1 Balas sebaik sahaja anda mendapat e-mel, walaupun anda memerlukan lebih banyak masa.
Shutterstock
Tidak ada yang menghargai menerima balasan e-mel beberapa minggu setelah mereka menghantarnya. Sebenarnya, tinjauan 2018 dilakukan oleh firma perunding Penyelesaian Prestasi Toister mendedahkan bahawa 41 peratus orang mengharapkan tindak balas e-mel dari rakan sekerja mereka dalam masa kurang dari satu jam. (Mula menyusun nota permintaan maaf ke jabatan perakaunan anda sekarang!)
Sudah tentu, beberapa tindak balas e-mel meminta anda mengunyah pemikiran anda, dan menyusun mesej yang diukur. Dalam kes tersebut, penyelesaiannya mudah: Balas dalam beberapa minit untuk memberitahu pengirim bahawa anda menerima mesej mereka, tetapi memerlukan sedikit lebih banyak masa untuk menyelesaikan masalah. Dengan begitu, mereka tahu bahawa anda telah mempertimbangkan e-mel mereka dan tidak mengabaikannya.
2 Gunakan 'Balas Semua' dengan berhati-hati.
Shutterstock
Terdapat perbezaan penting antara pilihan 'Balas' dan 'Balas Semua'. Namun, ramai pengguna e-mel malangnya tidak menyedari hal itu. Sekiranya anda salah satu daripadanya, ketahuilah bahawa apabila anda memilih yang terakhir, setiap penerima yang menerima pesanan asal akan menerima respons anda — dan, lebih kerap daripada tidak, anda tidak perlu mengisi peti masuk semua orang.
Mesej massa yang tidak perlu ini adalah bencana, ada istilah sehari-hari untuk menggambarkannya: ' Balas Allpocalypse . ' Oleh itu, apabila anda membalas e-mel secara besar-besaran, pertimbangkan siapa yang benar-benar perlu membaca jawapan anda: keseluruhan syarikat atau hanya pengirim asal?
3 Sekiranya anda mahukan respons daripada seseorang, jangan CC mereka.
Shutterstock / Jacob Lund
Apabila anda menghubungi seseorang melalui e-mel - yang bermaksud anda 'menyalin karbon' mereka - biasanya menunjukkan bahawa anda ingin memastikan mereka terus mengikuti perbualan, tetapi tidak semestinya mencari jawapan daripada mereka. Dan, sebagai profesional latihan Dannielle Walz memberi amaran, penyalahgunaan pilihan CC boleh menyebabkan masalah komunikasi.
'Dengan memasukkan rakan sekerja anda ke dalam banyak e-mel, mereka mungkin mula berhenti melihat e-mel anda sebagai penting dan boleh meletakkannya terus ke' folder rujukan 'atau' folder kemudian baca, '' tulisnya dalam LinkedIn jawatan. 'Ini boleh menyebabkan maklumat penting terlewat di masa depan.'
Oleh itu, jika anda mengharapkan respons daripada seseorang, masukkan alamat e-mel mereka di medan 'To', dan gunakan fungsi 'CC' dengan hemat.
4 Memahami bila dan bila tidak menggunakan BCC.
Shutterstock
Medan BCC bahkan lebih rumit, selalu mengelak dari pengguna e-mel yang paling berpengalaman. Tetapi mari kita memecahkannya: BCC bermaksud 'salinan karbon buta', jadi, walaupun serupa dengan CC-ing, BCC-ing tidak memaparkan e-mel orang itu kepada penerima lain, yang bermaksud tidak ada orang lain di rantai yang akan melihat bahawa anda termasuk mereka.
Oleh itu, bilakah tidak betul menggunakan BCC? Hillel Penuh daripada Inc. majalah mengatakan bahawa ia hanya untuk e-mel besar atau apabila seseorang memperkenalkan anda melalui e-mel kepada orang lain.
'Dalam setiap kes lain, apabila anda menghantar e-mel kepada seseorang dan BCC orang lain, anda tidak jujur — suka atau tidak,' nota Fuld. 'Anda menghantar e-mel kepada Orang X dan tanpa mereka tahu, membiarkan Orang Y mengupas perbualan anda. Orang X tidak tahu bahawa orang lain membaca e-mel ini, sedangkan pada hakikatnya, anda juga secara rahsia mengirimkannya kepada orang lain. '
5 Gunakan tanda seru dengan berhati-hati.
Shutterstock
Sangat mudah untuk melontarkan tanda seru dalam e-mel anda di sana sini, tetapi cuba untuk tidak membuat kebiasaan daripadanya. Walaupun secara historis digunakan untuk menunjukkan kegembiraan, dalam e-mel, tanda seru dengan mudah dapat disalah anggap sebagai kepalsuan atau keagresifan pasif.
bermimpi serigala mengejar anda
'Penggunaan tanda seru yang tidak perlu dalam e-mel dapat dengan mudah menghancurkan makna yang mendasari teks anda,' Anna Verasai menerangkan pada Pencernaan HR . 'Gunakan hanya apabila anda perlu menekankan sesuatu yang penting. Fikirkan bagaimana pembaca anda dapat menafsirkan mesej ketika mereka membacanya. '
6 Berhati-hati dengan penggunaan humor anda.
Shutterstock
Semua orang suka a jenaka yang baik sesekali, tetapi kerana nada boleh disalahertikan apabila tidak sesuai secara langsung, lebih baik anda meninggalkan lelucon daripada e-mel anda. 'Buat humor untuk panggilan telefon atau secara peribadi,' profesor penulisan perniagaan, David Silverman , menulis di Kajian Perniagaan Harvard . 'Dengan cara itu, ketika ada keheningan yang terpegun di hujung baris atau di seberang meja persidangan, saya boleh katakan,' Saya rasa anda mungkin tidak menyedari betapa lucu saya menganggap diri saya, dan, memandangkan, saya percayalah saya akan berhenti sekarang. '
Tetapi serius: Kajian penting 2005 yang diterbitkan di Jurnal Keperibadian dan Psikologi Sosial mendedahkan bahawa, sementara pengirim meramalkan bahawa penerima mereka dapat menguraikan nada mereka dengan tepat 80 peratus waktu, penerima sebenarnya hanya dapat membaca nada dengan tepat 56 peratus waktu.
7 Langkau slang.
Shutterstock
Dengan meningkatnya pesanan segera, bentuk pemendekan dari Bahasa Inggeris telah menjadi lebih banyak digunakan - seperti 'u' untuk 'anda', atau 'ingin' dan bukannya 'mahu'. Tetapi, seperti humor tidak sering melekat ketika datang ke e-mel, loghat adalah larangan serupa. Menurut seorang OnePoll tinjauan, 37 peratus orang berpendapat penggunaan slanga di tempat kerja tidak dapat diterima, dan 55 peratus mengatakan melangkau 'lol' ketika hendak menghantar e-mel kepada atasan anda.
8 Perhatikan tajuk pelajaran.
Shutterstock
Garis subjek mudah, tetapi perlu. Dan kerana kebanyakan e-mel dibaca peranti mudah alih —55 peratus, menurut syarikat penyampaian e-mel Jalan Balik - penting untuk memikat mereka. Baris subjek pendek, ringkas dan langsung adalah yang terbaik. Tujuan e-mel anda harus dinyatakan dengan jelas dan anda harus menghadkannya kepada lima perkataan atau kurang, kerana peranti mudah alih memotong sebarang perkataan selepas itu.
9 Sertakan tandatangan.
Shutterstock
Pernahkah anda mendapat e-mel dari seseorang dan bertanya-tanya, 'Siapa ini? dari ? ' Walaupun alamat pengirim dapat memberi anda beberapa petunjuk mengenai siapa mereka, kadang-kadang itu tidak mencukupi. Tanda tangan di hujung e-mel anda dapat dengan segera memberitahu penerima tentang siapa anda, apa yang anda lakukan, dan bagaimana mereka dapat menghubungi anda dengan lebih lanjut.
Orang-orang di agensi pemasaran bersepadu Ocreative katakan bahawa mempunyai kotak tandatangan e-mel adalah seperti menyerahkan kad perniagaan seseorang setiap kali anda menghantar e-mel. ' Sekiranya anda belum memilikinya, tambahkan tandatangan yang merangkumi nama penuh, kedudukan, nombor telefon, e-mel, laman web, dan logo perniagaan anda.
10 Ingatlah untuk KISS (pastikan ringkas dan ringkas).
Shutterstock
Kaedah KISS adalah sesuatu yang kebanyakan kita diajar di sekolah rendah, tetapi itu tidak bermakna ia tidak lagi diperlukan di kemudian hari. Boomerang , aplikasi produktiviti e-mel, meneliti kaedah utama untuk mendapatkan lebih banyak respons e-mel. Pengambilan terbesar mereka? Sebaik-baiknya menulis seperti anda berumur lapan tahun.
Penyelidikan mereka mendapati bahawa e-mel yang ditulis pada tahap pembacaan kelas tiga adalah 36 peratus lebih cenderung untuk dibalas daripada yang ditulis pada tahap membaca di kolej.
11 Perhatikan lampiran.
Shutterstock
Lampiran kadang-kadang merupakan bahagian penting dalam proses e-mel, tetapi anda harus tahu sepenuhnya cara menggunakannya sebelum melampirkan dengan meninggalkan. Dalam rantai e-mel yang panjang, kadangkala mereka tidak disedari atau dilupakan, dan lampiran yang tidak dijangka cenderung juga tidak dibuka kerana penerima berhati-hati dengan virus elektronik.
Penyelesaian terbaik adalah dengan memanggil lampiran anda dalam badan e-mel anda. Tatabahasa mengatakan cara terbaik untuk memberitahu penerima lampiran adalah dengan memasukkan mesej di hujung e-mel anda yang mengatakan sesuatu di sepanjang garis 'Saya telah melampirkan [item]' atau 'Sila rujuk [item] yang dilampirkan untuk maklumat lebih lanjut . '
12 Standardkan fon anda.
Shutterstock
Walaupun bermain-main dengan gaya fon dan warna boleh menyenangkan, tidak ada tempat untuk Comic Sans berwarna merah jambu terang di dunia profesional. Ternyata, penggunaan font sangat penting dalam komunikasi digital, menurut Colin Wheildon , pengarang Jenis & Susun atur: Adakah Anda Berkomunikasi atau Membuat Bentuk Cantik? 'Ada kemungkinan untuk membuang tiga perempat pembaca kita hanya dengan memilih jenis yang salah,' katanya Penulis & Artis Amerika .
Oleh itu, fon apa yang harus anda tempuhi ketika menggunakan e-mel? MageMail mengesyorkan Georgia, Verdana, Times New Roman, Trebuchet MS, atau Arial.
13 Proofread semuanya.
Shutterstock
Semasa menulis e-mel, kemungkinan besar, anda akan membuat kesilapan, anda hanya manusia. Walau bagaimanapun, kesilapan tidak sering dilihat ketika e-mel kerja. Didalam Tinjauan tatabahasa daripada hampir 2,000 responden, 67 peratus mengatakan demikian tidak baiklah membuat kesalahan ketik dalam e-mel, sementara hanya 6 peratus menganggap itu adalah kesalahan yang boleh diterima.
14 Masukkan alamat e-mel terakhir.
Shutterstock
apa yang ingin didengar oleh seorang gadis
Kaedah termudah untuk memastikan anda tidak menghantar e-mel sebelum siap atau sebelum dibebaskan daripada kesalahan ketik? Tunggu sehingga semuanya dalam keadaan baik sebelum memasukkan alamat e-mel penerima. Seperti yang anda tahu, membuat kesilapan e-mel adalah salah satu cara paling mudah untuk membuat kesan yang salah.
'Bukan hanya profesionalisme yang menjadi masalahnya,' Karen Kessler , presiden Evergreen Partners, memberitahu Forbes . 'Yang dipertaruhkan adalah reputasi pekerja dan syarikat atau organisasi. Kami telah melihat keputusan e-mel yang buruk membawa kepada akibat negatif bagi pekerja - pemecatan - dan untuk organisasi juga - proses pengadilan. '
15 Dan periksa tiga kali nama penerima anda.
Shutterstock
Satu kesalahan besar yang harus anda hindari adalah mengeja nama penerima anda salah, jadi pastikan untuk memeriksa tiga kali sebelum anda menekan kirim. Ramai orang lihat perbuatannya daripada ejaan yang salah nama sebagai malas dan tidak bertimbang rasa, terutamanya apabila ejaan yang betul ada di alamat e-mel. Apa yang harus anda lakukan sekiranya anda melakukan kesalahan itu secara tidak sengaja? Kathryn Shanley , pemilik My Red Pen Editing, kata permintaan maaf segera adalah kunci untuk menjaga kredibiliti anda.
16 Untuk perniagaan profesional, gunakan alamat e-mel profesional.
Shutterstock
Walaupun alamat e-mel peribadi baik untuk digunakan ketika berhubungan dengan rakan atau keluarga, tetaplah dari bidang perniagaan profesional. Ini sangat penting dalam pengguna-penjual keadaan. Tahun 2016 GoDaddy tinjauan terhadap 1,000 orang Amerika mendedahkan bahawa 75 peratus percaya bahawa memiliki e-mel profesional adalah faktor penting dalam mempercayai perniagaan dalam talian, dan 33 peratus akan meragui kesahihan penjual jika mereka menggunakan alamat e-mel peribadi.
'Anda tidak akan melupakan kesan pertama, sama ada dalam kehidupan nyata atau dalam talian,' ketua pegawai produk GoDaddy, Steven Aldrich , berkata dalam a penyataan . 'Selalunya interaksi langsung pertama anda dengan pelanggan berlaku melalui e-mel dan jadi kelihatan profesional dalam konteks ini sangat penting.'
17 Ingatlah bahawa apa sahaja boleh dikongsi.
Shutterstock
Sama ada melalui pemajuan, penggunaan BCC, atau hanya memancarkan telefon anda ke wajah seseorang, penting untuk diingat bahawa apa sahaja yang anda tulis dalam e-mel dapat dilihat oleh orang lain selain penerima yang dimaksudkan. Oleh itu, semua e-komunikasi anda mestilah profesional dan bebas risiko. Bagaimanapun, e-mel juga boleh boleh diterima di mahkamah , jadi lebih baik jangan sesekali mengirim sesuatu yang boleh digunakan terhadap anda nanti. Dan untuk lebih banyak kaedah untuk meningkatkan kehidupan kerja anda, lihat 25 Trik Genius untuk Bekerja Lebih Cerdas dan Tidak Lebih Keras .
Untuk mengetahui rahsia yang lebih menakjubkan tentang menjalani kehidupan terbaik anda, tekan di sini untuk mengikuti kami di Instagram!
